„Wenn der Zahnarztkunde anruft und die Schale zu der Arbeit, die er am Telefon mit mir oder einem meiner Mitarbeiter durchsprechen möchte, nicht parat liegt, ist eine ungenaue oder gar unzutreffende Aussage im Grunde schon vorprogrammiert. Gerade wenn es um mehrere Monate zurückliegende Arbeiten geht, bringen einen Fragen wie: ‚Wie war noch mal die Abformung? Welches Material haben wir verwendet?‘ in arge Bedrängnis“, erklärt Ztm. Daniel Sirker. „Ein meinen Anforderungen entsprechdes, intuitiv bedienbares und übersichtliches Programm, das alle Informationen schnell und übersichtlich zusammenführt, konnte ich am Markt nicht finden. So entschloss ich mich kurz nach meiner Meisterprüfung dazu, ein eigenes Programm zu entwickeln.“

Bestellwesen

Die Software „Owllab“ wurde speziell für Dentallabore, Zahnarztpraxen und Fräszentren entwickelt. Über das Warenwirtschaftsmodul, das Bestandteil der Basisversion ist, ist auch die Industrie eingebunden. Darin können sämtliche Materialien jeder Abteilung hinterlegt und gepflegt und auf Wunsch direkt über die Software beim jeweiligen Zulieferer bestellt werden. Dieser Vorgang kann durch Abscannen eines HIBC-Codes (Health Industry Bar Code) (Abb. 1) oder per Mausklick in der Bestellhistorie einer bestimmten Abteilung vorgenommen werden.

Owllab ist mit ersten Industrieunternehmen in Gesprächen beziehungsweise bereits in der Testphase. Werden vom Labor direkt über die Software Produkte bestellt, spart das nicht nur auf beiden Seiten Zeit und Geld, sondern gegebenenfalls auch Ressourcen, etwa für den Druck von Katalogen. Auch die Dokumentation könnte darüber erfolgen, ebenso könnten Sicherheitsdatenblätter in der Software fest hinterlegt werden. In Zukunft soll Owllab zudem automatisch jede Abteilung warnen, wenn Verbrauchsmaterialien statistisch errechnet nachbestellt werden müssen.

Abbildung 1

Dokumentation

Die vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Aufträgen dienen nicht nur der eigenen Transparenz und systematischen Ordnung. Dank der so geschaffenen Strukturen lassen sich Zeit und Geld sparen. Es gibt weniger Missverständnisse und nichts geht verloren, wodurch sich Kundenservice und Qualitätsbewusstsein erhöhen. Im Zuge der neuen Europäischen Verordnung über Medizinprodukte (MDR, Medical Device Regulation, EU 2017/745), die nun voraussichtlich im Jahr 2021 vollumfänglich zum Tragen kommen wird, wird die Dokumentation zum Teil sogar Pflicht. In Kombination mit dem durch den VDZI (Verband Deutscher Zahntechniker Innungen) angebotenen QS(Qualitätssicherung)-Dental oder einer Zertifizierung nach ISO 13485, die in Zusammenarbeit mit Proxi. GmbH durchgeführt werden kann, befindet man sich hinsichtlich der Anforderungen der neuen Regelungen auf der sicheren Seite.

Kommunikation

Im Owl-Dashboard (Abb. 2), dem Herzstück der Software, lassen sich einem Auftrag alle erdenklichen Informationen hinzufügen und mit Kunden und Kollegen während der Herstellungsprozesse interaktiv besprechen und teilen. So können mit der Dokumentenkamera blitzschnell Bilder von Arbeitsschalen oder Modellen et cetera hinzugefügt werden. Per E-Mail empfangene 3-D-Daten, OPGs oder Bilder zu Implantat-Planungen werden mit zwei Klicks dem richtigen Auftrag zugeordnet. Unter Kollegen in verschiedenen Abteilungen kann innerhalb eines Auftrags per Software-Chat in Echtzeit kommuniziert werden. Dank des personifizierten Log-ins kann man sich auch gegenseitig Nachrichten hinterlassen (Abb. 3). Diese können dann als bearbeitet markiert werden oder verbleiben zur späteren Bearbeitung im persönlichen Postfach. Bei jedem Auftrag kann der jeweilige Behandler oder Kunde direkt angerufen werden. Etwaige Telefonnotizen lassen sich beim Auftrag entsprechend vermerken.

Abbildungen 2 und 3

App für Kunden

Mit Owllab können gewerbliche Labore oder Fräszentren eine individuelle App für ihre Kunden mit eigenem Firmenlogo erzeugen (Abb. 4). Die Kunden erhalten die individuelle App per USB-Stick. Dort wird schließlich ein digitaler Auftragszettel erzeugt. Dieser wird über den Onlineweg versendet. Sollte der Weg über das Internet nicht vorgesehen sein, kann der Auftrag auch offline mit einem QR-Code-Ausdruck mit den Arbeitsunterlagen zum Labor geliefert werden. Der QR-Code wird nur kurz unter die Dokumentenkamera gelegt und der Auftrag ist vollständig und automatisch im System erfasst. Wird der Auftrag online erfasst, ist das Labor schon vor dem Eintreffen der Arbeit vollumfänglich informiert. Die individuelle App lässt sich an die kundenspezifischen Wünsche anpassen, beispielsweise hinsichtlich priorisierter Materialien. In den Stammdaten werden prinzipielle Kundenwünsche hinterlegt.

Organisation und Planung

Owllab verfügt auch über ein ausgereiftes Abteilungs-Tracking. Es zeigt also an, wo sich eine Arbeit zu welchem Zeitpunkt im Labor befindet. Über den individuellen Status in den Einstellungen kann sich jeder Owllab-Teilnehmer spezifische Informationen anzeigen lassen, beispielsweise wie viele und sogar welche Arbeiten er demnächst erhalten wird. Größere Dentallabore können über das erweiterte Abteilungs-Tool auch interne Abteilungsauftragszettel mit Tagesfarbcodierung ausdrucken. Alle ausdruckbaren Formulare sind über ein neues zusätzliches Tool vollständig individuell editierbar. Auf solchen internen Auftragszetteln können abteilungsspezifische Termine und Kundenwünsche vermerkt werden.

Inbox-Modul für Fräszentren

Das Inbox-Modul für Fräszentren ist das bislang erste Add-on, das optional zusätzlich gemietet werden kann. Auf der Website lassen sich im Kundenbereich Abos abschließen und auch wieder einfach und kundenfreundlich kündigen. Fräszentren können mit dem Add-on Aufträge per E-Mail oder Website-Transfer erfassen und automatisch anlegen (Abb. 5). STL-Dateien können sofort in Augenschein genommen und geprüft werden. Für eine Auftragsschale wird im nächsten Schritt ein Label mit den wesentlichen Informationen automatisch ausgedruckt. Über das Dashboard kann der Fräsauftrag in Owllab direkt an eine CAM-Software weitergereicht werden, wodurch die Auftragsumsetzung in Gang gesetzt wird. Hilfreich ist zudem die Druckvorschau, die in der Inbox angeboten wird, um zum Beispiel nach dem Sintervorgang die gefrästen Teile dem richtigen Auftrag zuordnen zu können.

Abbildungen 4 und 5

Abrechnung

Leistungs- und Abrechnungspositionen sowie Material-Chargen werden bereits in Owllab erfasst und anschließend an ein Abrechnungsprogramm übergeben (Abb. 6). Neben weiteren zahntechnischen Abrechnungsprogrammen, denen L+M-­Positionen per Datenexport übergeben werden können, gibt es eine komfortable Schnittstelle zu BOS, einer Dentalsoftware, die gemeinsam mit Owllab weitere kollaborative Entwicklungsschritte plant. Mit dem Zahnkranz der Dent-Tech-Software wird von der jeweiligen individuellen Situation eines Zahnersatzes ausgehend eine Leistungsaufstellung errechnet. Keine Leistung wird unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vergessen. Die Handhabung des Zahnkranzes ist dabei so einfach, dass keine umfassenden Branchenkenntnisse nötig sind, um eine korrekte Abrechnung durchzuführen. Die verschiedenen Erfassungsarten lassen sich auch mixen: In Kombination mit Owllab werden bei Auftragseingang lediglich die Material- oder Leistungspositionen, zum Beispiel durch Auswahl eines Jumbos, erzeugt und später in die Abrechnungssoftware exportiert. Anschließend wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Kostenfreier Test

Owllab kann kostenfrei bis zu einer Anzahl von 100 Auftragseinträgen getestet werden. Danach wird eine Lizenz benötigt.

Kostenfreie Webinare

In kostenfreien Webinaren erklärt Daniel Sirker sämtliche Funktionen seiner Software Owllab.

Abbildung 6